24/03/2025 às 13:08 | Por: Make Buzz Comunicação
(Canva)
São Paulo, março de 2025 - Cancelamentos de atrações são sempre um grande desafio para a equipe de organização de um evento. Quando um artista ou convidado "fura" de última hora, como aconteceu no Lollapalooza Brasil 2025 com a banda Fontaines D.C., o impacto pode ser ainda maior. O público investe tempo e dinheiro para estar presente, cria expectativas e, os planos iniciais são frustrados.
Nesse cenário, a forma como a organização se prepara e responde pode fazer a diferença entre uma crise de imagem e uma experiência gerida com transparência e profissionalismo. "Sempre recomendo que os organizadores de eventos se antecipem a imprevistos, o que implica ter alternativas- plano B", C e até D- "na manga" e prontos para serem executados. Quando falamos de eventos, estamos também tratando de uma poderosa ferramenta que conecta marcas e pessoas, gera expectativas e cria relacionamentos. Por isso, todo cuidado é essencial", ressalta Vanessa Chiarelli Schabbel, diretora-executiva da Bop Comunicação Integrada.
A especialista alerta que esses mesmos cuidados também são fundamentais no universo dos eventos corporativos. "Todos os tipos de eventos exigem estratégias bem definidas e um entendimento profundo dos públicos que serão impactados. Quando se trata de empresas, falamos também de employer branding, o que afeta diretamente o engajamento e a reputação das marcas. Portanto, independentemente do porte ou tipo de evento, os planos de contingência devem sempre estar em mente", completa.
Pensando nisso, Vanessa listou alguns pontos de atenção ao planejar eventos:
Ter "Planos B" é indispensável, sempre Antecipar possíveis imprevistos com fornecedores, convidados ou até mesmo questões logísticas pode garantir mais segurança, não apenas em termos financeiros e de infraestrutura, mas também em relação à experiência do público. "Ter um caminho opcional, mapeado com antecedência, é uma salvaguarda para qualquer profissional que trabalha com eventos. Isso garante uma estratégia mais eficiente de tempo, comunicação, gestão de recursos e outros aspectos cruciais", comenta.
Comunicação imediata e transparente Imprevistos acontecem. Nessa hora, o primeiro passo para minimizar os danos é a comunicação rápida e eficiente. O público envolvido no evento precisa ser informado de forma clara e imediata sobre a mudança, como cancelamentos ou adiamentos, e as medidas que serão tomadas em resposta à situação. "Sabemos que algumas situações podem ser desconfortáveis e até desagradar o público, mas o silêncio ou mensagens vagas só aumentam a frustração e geram especulações, o que pode prejudicar a reputação do evento. Utilizar canais oficiais, como redes sociais, o site do evento e até notificações via aplicativo, garante que a informação chegue de maneira ágil e precisa", recomenda Vanessa.
Gestão da programação e alternativas Quando possível, a substituição do artista ou convidado cancelado por outro de peso pode ser uma solução viável. Em festivais como o Lollapalooza, onde a grade é extensa, a organização pode remanejar horários, estender sets de outros artistas ou até mesmo trazer um nome surpresa. Isso demonstra esforço e compromisso com a experiência do público.
"Nos eventos corporativos, este tipo de abordagem também deve ser estratégica. Caso um palestrante ou convidado não possa comparecer, a organização pode buscar alternativas, como trazer um substituto com perfil semelhante ou ajustar a programação para incluir outras atividades que mantenham o engajamento do público", exemplifica.
Em ambos os casos, o importante é que as alternativas sejam bem pensadas e executadas com agilidade, sempre priorizando a experiência do público e a imagem do evento.
Construção de um relacionamento sólido A forma como um imprevisto é tratado tem um impacto direto na credibilidade de um evento. Marcas que adotam uma postura transparente e empática estabelecem uma relação de confiança com o público. Responder dúvidas, prestar esclarecimentos e, acima de tudo, demonstrar respeito e empatia são atitudes que contribuem para a construção de uma reputação sólida a longo prazo.
"Em eventos, imprevistos são inevitáveis, por isso, é preciso ser flexível e criativo, para driblar esses percalços. No entanto, uma gestão bem estruturada pode transformar uma crise em uma oportunidade para reforçar a imagem da organização", resume a diretora-executiva da Bop Comunicação Integrada.
"Transparência, estratégia e soluções rápidas são os pilares que garantem que um evento mantenha sua credibilidade e continue atraindo e fidelizando o público, tanto para futuras edições quanto para ações das marcas", conclui a especialista.
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